Cómo facturar como freelancer en México

Qué necesitas y tu primera factura

Antes del portal, junta esto:

• RFC vigente, con homoclave.
• Constancia de Situación Fiscal actualizada: régimen, código postal y nombre tal cual.
• CSD (Certificado de Sello Digital): archivos .cer y .key más contraseña. Lo puedes pedir o renovar en el navegador con CertifiCat. Las llaves privadas no salen del dispositivo.
• Un lugar para emitir. En FactuCat escribes lo que cobraste; la IA propone la clasificación y los impuestos; tú ves la previa y autorizas. Cómo funciona ese sí está en La IA propone. Las reglas validan. Tú autorizas..

Tu primera factura, en corto:

1. Carga el CSD.
2. Describe el cobro: cliente, concepto, monto y cómo te pagaron.
3. Revisa la propuesta (clave, impuestos, datos del receptor).
4. Autorizas. Un PAC timbra el CFDI 4.0 y te queda UUID, XML y PDF.

Los planes (Free, Miau, Miau Pro) están en precios. Free es 1 timbre al mes, sin tarjeta.

¿Qué es el CFDI 4.0?

CFDI 4.0 significa Comprobante Fiscal Digital por Internet versión 4.0. Es el formato de factura electrónica vigente en México, definido en el Anexo 20 del SAT y obligatorio para todos los contribuyentes desde el 1 de abril de 2023. Antes de esa fecha convivió con la versión 3.3 durante un periodo de transición que arrancó el 1 de enero de 2022 y se extendió por varias prórrogas.

Una factura CFDI 4.0 no es un PDF bonito: es un archivo XML firmado digitalmente con tu Certificado de Sello Digital, validado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y registrado ante el SAT. El PDF es solo una representación impresa amigable para humanos.

Las diferencias clave frente al CFDI 3.3:

• El nombre o razón social del receptor dejó de ser opcional y ahora es obligatorio, escrito exactamente como aparece en la Constancia de Situación Fiscal.
• El código postal del domicilio fiscal del receptor se vuelve obligatorio.
• Se incluye el régimen fiscal del receptor.
• Aparece el objeto del impuesto a nivel concepto (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08).
• Hay un nuevo campo Exportación (01 a 04).
• Se añaden los nodos Periodicidad, Mes y Año para CFDI globales del público en general.
• Se incorpora el complemento A Cuenta de Terceros directo en el CFDI.

En la práctica, el cambio más doloroso para los freelancers fue tener que pedir la Constancia de Situación Fiscal a sus clientes: sin esos datos exactos, el timbrado falla.

¿Quién debe emitir CFDI?

Cualquier persona física o moral con RFC que reciba ingresos en México está obligada a emitir CFDI. Eso incluye:

• Freelancers que prestan servicios profesionales (diseñadores, desarrolladores, consultores, fotógrafos).
• PyMEs y comercios.
• Personas morales (S.A. de C.V., S. de R.L., S.A.S., S.C., A.C., etc.).
• Plataformas digitales que retienen ISR e IVA a sus colaboradores.
• Arrendadores de bienes inmuebles.

El RIF (Régimen de Incorporación Fiscal) desapareció para nuevos contribuyentes en 2022. Hoy un freelancer normalmente cae en uno de dos regímenes:

• RESICO (Régimen Simplificado de Confianza, clave 626 para personas físicas): tasas progresivas de ISR de 1%, 1.1%, 1.5%, 2% y 2.5% según el monto mensual facturado, aplicadas sobre ingresos brutos efectivamente cobrados (sin deducciones), con tope anual de 3.5 millones de pesos. Es el más común para freelancers que arrancan.
• Actividades Empresariales y Profesionales (clave 612): permite deducciones, tasas progresivas de ISR. Útil si tienes muchos gastos deducibles.

Cualquiera de los dos regímenes emite CFDI 4.0 exactamente igual; lo único que cambia es el régimen que vas a declarar y cómo calculas el ISR al cierre del mes.

Si facturas a clientes en el extranjero, sigues obligado a emitir CFDI: el receptor se registra con el RFC genérico de extranjero XEXX010101000 y declaras Exportación 01 si es un servicio que no implica salida física de mercancía. Si vendes producto físico al extranjero, aplica Exportación 02.

Qué necesitas para emitir tu primer CFDI

Antes de hacer clic en "Timbrar", reúne esto:

• RFC vigente con homoclave. Si todavía no lo tienes, agenda cita en sat.gob.mx; tarda menos de una semana.
• Constancia de Situación Fiscal actualizada (la puedes descargar gratis en el portal del SAT). Trae tu régimen fiscal, código postal del domicilio fiscal y nombre o razón social oficial.
• Certificado de Sello Digital (CSD): dos archivos (.cer y .key) más una contraseña. Lo generas con la herramienta Certifica del SAT (Java) o, mucho más rápido, dentro de tu navegador con CertifiCat de FactuCat.
• e.firma vigente (para tramitar el CSD ante el SAT y para algunos trámites posteriores, no para timbrar). Si tu e.firma está vencida, renuévala antes.
• Acceso a un PAC o software de facturación autorizado: el PAC es quien valida y timbra el XML ante el SAT. Tú lo usas directo o a través de un software como FactuCat.

Con esos cinco insumos puedes emitir tu primera factura el mismo día.

Pasos para emitir un CFDI 4.0

El flujo dentro de cualquier software serio de facturación se parece a esto:

1. Captura los datos del emisor (tú). Tu RFC, nombre fiscal, régimen y CP fiscal salen automáticamente del CSD una vez que lo cargas.
2. Captura los datos del receptor. RFC, nombre exacto como aparece en su Constancia de Situación Fiscal, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal. Adicionalmente: el uso del CFDI (G03 para gastos en general, S01 "sin efectos fiscales" para facturas al público en general que no se deducirán, etc.). En CFDI 4.0 la clave P01 "Por definir" quedó eliminada: el uso debe quedar determinado al momento de timbrar.
3. Agrega los conceptos. Cada concepto necesita: cantidad, unidad de medida (clave SAT, p. ej. E48 para "unidad de servicio"), clave de producto/servicio SAT (catálogo c_ClaveProdServ, p. ej. 84111506 para "servicios de facturación"), descripción, valor unitario, importe, descuento (si aplica) y el objeto de impuesto (01 No objeto, 02 Sí objeto, 03 Sí objeto y no obligado al desglose, 04 Sí objeto y no causa impuesto, etc.).
4. Calcula impuestos. Para servicios profesionales de un freelancer en RESICO o Actividad Empresarial normalmente aplica IVA 16% trasladado. Si tu cliente es persona moral, también te retendrá 10.6667% de IVA (dos terceras partes del 16%, Art. 1-A LIVA). La retención de ISR depende del régimen del freelancer: en RESICO la persona moral retiene 1.25% de ISR (Art. 113-J LISR) sobre el subtotal sin IVA; en Actividades Empresariales y Profesionales (régimen 612) la retención es del 10% de ISR (Art. 106 LISR).
5. Define forma de pago y método de pago. Forma de pago es cómo (01 efectivo, 03 transferencia, 04 tarjeta de crédito, 28 tarjeta de débito, 99 por definir). Método de pago es cuándo: PUE (Pago en Una sola Exhibición) si ya te pagaron, PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) si aún no.
6. Valida y timbra. El software envía el XML al PAC, que valida la estructura, sella con su propio certificado y devuelve el CFDI con el Folio Fiscal (UUID) del SAT.
7. Entrega al cliente. Manda el XML y el PDF por correo. El XML es el documento legal; el PDF es solo cortesía.

Si tu cliente paga después (método PPD), al cobrar deberás emitir un CFDI de tipo Pago (complemento de Recepción de Pagos 2.0) dentro de los primeros 5 días naturales del mes siguiente al cobro.

Campos nuevos del CFDI 4.0

Los campos que rompen el flujo del 3.3 y que más errores generan al migrar:

• Nombre del receptor (Nombre): obligatorio, exacto, sin acentos donde el SAT lo registre así, sin "S.A. de C.V." si la constancia dice "SA DE CV". Mayúsculas y minúsculas importan menos que la ortografía literal.
• DomicilioFiscalReceptor: el código postal del domicilio fiscal del receptor según su Constancia.
• RegimenFiscalReceptor: catálogo c_RegimenFiscal. Los más usados: 601 (General de Ley Personas Morales), 612 (Actividades Empresariales y Profesionales), 626 (RESICO PF), 605 (Sueldos y Salarios), 616 (Sin obligaciones fiscales).
• UsoCFDI: para qué va a usar la factura el receptor. Los más comunes para freelancers: G03 (Gastos en general), I01 (Construcciones), I08 (Otra maquinaria y equipo), D01-D10 (deducciones personales para personas físicas), S01 (Sin efectos fiscales), CP01 (Pagos), CN01 (Nómina).
• ObjetoImp: por cada concepto declaras si causa impuestos. 02 ("Sí objeto del impuesto") es lo normal para servicios facturados con IVA; 01 si literalmente no causa impuesto.
• Exportacion: 01 (No es operación de exportación) en el 99% de los casos para freelancers locales. 02, 03 y 04 para operaciones de exportación definitiva o temporal.
• Periodicidad, Mes, Año: solo para CFDI globales emitidos al público en general (RFC genérico XAXX010101000). No aplican en facturas nominativas.

Comparativa: CFDI 3.3 vs CFDI 4.0

Errores comunes y cómo evitarlos

Estos son los errores que vemos todos los días en los logs de timbrado:

• "El nombre del receptor no coincide con el registrado ante el SAT." Causa: capturaste el nombre con acentos, comas o terminación societaria diferente a la Constancia. Fix: pide siempre la Constancia de Situación Fiscal al cliente y copia el nombre tal cual.
• "El régimen fiscal del receptor es incorrecto." Causa: pusiste 601 (Persona Moral) cuando el cliente es persona física en RESICO (626). Fix: revisa la sección "Regímenes" en la Constancia.
• "El código postal del emisor/receptor no coincide con el régimen fiscal." El SAT cruza CP contra régimen y domicilio. Si te mudaste y no actualizaste tu Constancia, el timbrado falla. Fix: actualiza el domicilio fiscal antes de seguir facturando.
• Confundir forma de pago con método de pago. Forma de pago es el medio (transferencia, efectivo, tarjeta); método de pago es el momento (PUE si ya te pagaron, PPD si te van a pagar después). Si te van a pagar en 30 días, emite con método PPD y forma 99 (por definir), y al cobrar emite el CFDI de Pago.
• Falta el objeto de impuesto en algún concepto. Cada concepto debe declarar ObjetoImp. Es la causa #1 de rechazos al migrar del 3.3.
• Uso del CFDI incompatible con el régimen fiscal del receptor. Por ejemplo, no puedes emitir un CFDI con uso D01 (honorarios médicos) a una persona moral. Fix: el catálogo c_UsoCFDI indica qué usos son compatibles con cada régimen.
• CSD vencido o revocado. Los CSD duran 4 años. Si está por vencer, renueva con la e.firma; si lo revocaste por error, tendrás que tramitar uno nuevo.

Cancelación de CFDI 4.0

Desde 2022 cancelar un CFDI requiere declarar un motivo de cancelación:

• 01 — Comprobante emitido con errores con relación. Lo usas cuando vas a sustituir el CFDI cancelado por uno nuevo. En el nuevo CFDI declaras tipo de relación 04 ("Sustitución de los CFDI previos") con el UUID del cancelado.
• 02 — Comprobante emitido con errores sin relación. Lo cancelas y no emites uno nuevo.
• 03 — No se llevó a cabo la operación. La venta no ocurrió.
• 04 — Operación nominativa relacionada en una factura global. Cuando ya incluiste la operación en un CFDI global y el cliente luego pide su factura nominativa.

Reglas clave de cancelación bajo las reglas 2.7.1.34 y 2.7.1.35 de la RMF 2026 (que sustituyeron a la antigua 2.7.1.39) y el artículo 29-A del CFF:

• Si el monto del CFDI es mayor a $1,000 MXN, el receptor debe aceptar la cancelación en el Buzón Tributario dentro de los 3 días hábiles. Si no responde, el SAT la considera aceptada por silencio.
• Si es menor o igual a $1,000 MXN, se cancela directo sin aceptación.
• Los CFDI de nómina, egresos, traslado y los emitidos a residentes en el extranjero se cancelan sin aceptación.
• Excepción 2026: los CFDI con Complemento de Recepción de Pagos (REP) siempre requieren aceptación expresa del receptor, sin importar el monto.
• Hay plazo: los CFDI deben cancelarse a más tardar en el mes en que se presenta la declaración anual del ejercicio en que se emitieron. Para personas físicas el plazo es a más tardar el 30 de abril del año siguiente; para personas morales, el 31 de marzo.

Fuera de plazo todavía se puede cancelar, pero implica corrección fiscal y a veces multas.

Costo de emitir CFDI

Cada CFDI consume un timbre: es lo que cobra el PAC por validar y registrar el comprobante ante el SAT.

En FactuCat:

• Free: 1 timbre al mes, sin tarjeta.
• Miau: $66 MXN al mes, IVA incluido, 25 timbres.
• Miau Pro: 100 timbres al mes.

El detalle y el anual están en precios.

Preguntas frecuentes

Resuelve las dudas más comunes abajo:

Preguntas frecuentes

¿Qué es el CFDI 4.0?

¿Cuándo entró en vigor el CFDI 4.0?

¿Qué datos necesito para emitir un CFDI 4.0?

¿Qué pasa si me equivoco al emitir un CFDI 4.0?

¿Necesito CSD o e.firma para facturar?

¿Cuánto cuesta emitir un CFDI 4.0?